Privacy information Whistleblowing

Whistleblowing - informativa per il trattamento dei dati personali

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (“GDPR”), la società Fenice S.r.l. (da qui in avanti anche “Società”), in qualità di Titolare del trattamento, informa i Segnalanti (compresi gli eventuali Facilitatori), i Segnalati e qualsivoglia soggetto menzionato in una Segnalazione (“Interessati”) che i dati personali forniti nell’ambito delle attività connesse alla Segnalazione formeranno oggetto di trattamento ai fini della ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, nel rispetto della normativa sopra richiamata, del D.Lgs. 196/2003 (così come modificato dal D. Lgs. 101/2018) e del D. Lgs. 24/2023.

A. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è la società Fenice S.r.l., P.IVA: 08042190960, con sede legale in Piazza Cavour n. 3, 20121 - Milano, in persona del legale rappresentante pro tempore, ed è contattabile all'indirizzo di posta elettronica: privacy@chiaraferragnibrand.com.

B. Categorie di dati trattati

Le categorie di dati personali raccolti e trattati sono i dati di tipo comune (dati anagrafici identificativi: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza, rapporto con la società, e di contatto: indirizzo email e/o numero di telefono) necessari per la registrazione di una Segnalazione non anonima, i dati di tipo comune delle persone coinvolte nella Segnalazione (es. nome, cognome, qualifica), altri dati eventualmente contenuti nella Segnalazione e/o nella documentazione prodotta dal Segnalante ai fini della Segnalazione o comunque necessari per verificare la fondatezza della Segnalazione stessa, nonché la voce del Segnalante ove lo stesso decida di avvalersi del sistema di messaggistica vocale disponibile sulla piattaforma informatica utilizzata.

Nel caso di segnalazione anonima, la voce del Segnalante eventualmente acquisita con un messaggio vocale sarà opportunamente mascherata e, quindi, resa non riconoscibile. In base al principio di minimizzazione, saranno trattati solo i dati personali necessari per soddisfare la richiesta di Segnalazione.

Le categorie particolari di dati personali e i dati giudiziari, se non rilevanti per la fattispecie di Segnalazione, non dovrebbero essere inseriti nella Segnalazione da parte dell’utente. In ogni caso, qualora fossero presenti, la Società non ne farà alcun uso, fatti salvi i casi in cui il trattamento è necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria ed è autorizzato dalla legge o da un provvedimento dell’Autorità per la protezione dei dati personali o comunque per ordine dell’Autorità Pubblica.

C. Finalità del Trattamento

La raccolta ed il successivo trattamento dei dati personali sono effettuati al fine di consentire alla Società di dare esecuzione ad una corretta e completa gestione delle attività di indagine necessarie a valutare la fondatezza delle Segnalazioni e adottare i conseguenti provvedimenti in merito a: (i) presunte violazioni del Codice Etico, del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 o della documentazione procedurale adottati dalla Società; (ii) condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001.

I suddetti dati potranno inoltre essere utilizzati al fine di esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, qualora si rendesse necessario a seguito della Segnalazione, sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 D.Lgs. 24/2023.

D. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dei dati relativi alla Segnalazione da parte del Titolare è rinvenibile nell’adempimento di un obbligo legale del Titolare stesso (art. 6, comma 1, lettera c) del GDPR)..

È richiesto il consenso del Segnalante, a norma di legge, per:

• registrare su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto la voce del Segnalante che si avvale dell’utilizzo della funzione del messaggio vocale per effettuare la Segnalazione e/o per comunicare con il Gestore della stessa (ossia il soggetto competente a ricevere e a dare seguito alla Segnalazione designato dal Titolare del trattamento) all’interno della piattaforma informatica dedicata;
• rivelare l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a persone diverse dal Gestore della Segnalazione.

Il consenso prestato può essere revocato dal Segnalante in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

La revoca del consenso per i messaggi vocali deve essere comunicata al Gestore della Segnalazione tramite la messagistica interna alla piattaforma affinché sia attivata la procedura per l’inibizione dell’ascolto delle comunicazioni vocali già trasmesse.

E. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati è obbligatorio per la registrazione di una Segnalazione non anonima e per verificare la fondatezza della Segnalazione stessa. In mancanza del conferimento dei dati identificativi del Segnalante, la Segnalazione sarà gestita come una Segnalazione “anonima” e potrà essere presa in considerazione dal Gestore della Segnalazione solo se adeguatamente circostanziata e dettagliata ed avente ad oggetto potenziali illeciti o irregolarità valutati come gravi.

Il trattamento dei dati avverrà esclusivamente per le finalità suindicate con l’ausilio di supporti cartacei e/o strumenti elettronici, anche automatizzati con logiche strettamente collegate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

A garanzia della riservatezza del Segnalante, delle persone coinvolte o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione durante tutte le attività di gestione della Segnalazione stessa, il processo individuato e i canali di comunicazione stabiliti dalla Società sono implementati in modo tale da non rendere accessibile le predette informazioni e documentazioni a soggetti diversi da quelli autorizzati (Gestore della Segnalazione ed eventuali ulteriori persone incaricate per le attività di verifica ed indagine), anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

Si precisa che il trattamento non viene effettuato mediante processi decisionali automatizzati

F. Trasferimento Extra UE

I dati personali trattati non sono oggetto di trasferimento in Paesi non appartenenti all’Unione Europea.

G. Categorie di destinatari dei dati personali

dati personali contenuti nelle Segnalazioni sono comunicati e trattati dal Gestore della Segnalazione designato dalla Società ed eventualmente dal personale appartenente ad alcuni dipartimenti aziendali (ad es., Legale, Amministrazione & Finance, ecc.). I suddetti dati personali possono essere anche comunicati a e trattati da, per le suddette finalità, da soggetti esterni incaricati per le attività di verifica e indagine (ad es., consulenti, studi legali, IT, agenzie investigative etc.) nonché da eventuali Autorità Pubbliche o Autorità Giudiziarie competenti o Forze di Polizia.

I predetti soggetti che trattano dati personali nella gestione della Segnalazione:

• ove interni all’organizzazione del Titolare del trattamento, operano in qualità di Autorizzati al trattamento, appositamente istruiti dal Titolare al fine di assicurare la massima riservatezza e tutela dei dati trattati;
• ove esterni all’organizzazione del Titolare, operano in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, oppure di Titolari autonomi del trattamento nel caso di Autorità pubbliche competenti o di liberi professionisti.

Moti-f s.r.l., proprietario della piattaforma informatica Secure Blowing per la gestione delle Segnalazioni, in quanto Responsabile del trattamento dei dati per conto della Società, ha implementato misure di sicurezza tali da garantire la massima riservatezza, integrità e confidenzialità dei dati personali in essa contenuti.

La Società rende disponibile agli interessati, su richiesta via e-mail all’indirizzo privacy@chiaraferragnibrand.com, l’elenco dei Responsabili del trattamento. I dati personali che identificano o rendono identificabile il Segnalante sono comunicati a soggetti diversi dal Gestore della Segnalazione solo previo consenso del Segnalante.

H. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali trattati nell'ambito di una procedura di Segnalazione sono conservati per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza, a meno che la conservazione dei dati personali per un periodo più lungo non sia richiesta a fini di reclami o contenziosi, come conseguenza di richieste da parte delle Autorità competenti o ai sensi delle leggi applicabili.

I dati personali non manifestamente utili al trattamento di una specifica Segnalazione non devono essere oggetto di raccolta oppure, ove accidentalmente raccolti, saranno prontamente cancellati.

I dati personali trattati nell’ambito di una procedura di Segnalazione manifestatamente infondata o fuori ambito saranno cancellati decorso uno (1) anno dall’archiviazione della Segnalazione.

I. Diritti degli interessati

Ai sensi degli artt. 15-21 GDPR, agli Interessati, laddove ne ricorrano i presupposti e nei limiti di seguito meglio precisati, sono riconosciuti i seguenti diritti nei confronti della Società:

• il diritto di ottenere l’accesso, l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei propri dati personali;
• il diritto alla limitazione del trattamento nelle ipotesi di cui all’art. 18 GDPR;
• il diritto di ottenere la cancellazione dei dati, ove questi ultimi non siano più necessari rispetto alle
  finalità per le quali sono stati raccolti. La cancellazione non può essere eseguita se il trattamento è
  necessario per l’adempimento di un obbligo di legge, per l’esecuzione di un compito di pubblico
  interesse e per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto di sede giudiziaria;
• l diritto alla portabilità dei dati, cioè il diritto di ricevere tutti i dati personali che li riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul consenso, e fermo restando la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
• il diritto di opposizione al trattamento dei dati personali che la riguardano, precisando i motivi che
  giustificano l’opposizione al trattamento ai sensi dell’art. 21 GDPR.

Tali richieste potranno essere indirizzate alla Società inviando la comunicazione con lettera raccomandata A/R all’indirizzo Piazza Cavour, 3 -20121 Milano oppure tramite e-mail all’indirizzo di posta elettronica: privacy@chiaraferragnibrand.com.

Resta fermo, qualora l’Interessato ritenesse che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento GDPR,
il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo (nello Stato membro in cui risiedono abitualmente, in quello in cui lavorano oppure in quello in cui si è verificata la presunta violazione). L’Autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11 - 00187 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).

***

La presente Informativa Privacy Whistleblowing può subire variazioni. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente l’informativa presente sulla piattaforma “Secure Blowing” accessibile dalla sezione “Whisteblowing” disponibile sul sito web www.chiaraferragnibrand.com.