Whistleblowing procedure

Sistema di gestione delle segnalazioni (c.d. whistleblowing)

(istituito ai sensi del D.Lgs. 24/2023)



In data 15 marzo 2023 Γ¨ stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il D. Lgs. n. 24 del 19 marzo 2023 emanato in attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione Europea e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali, che ha da ultimo novellato la disciplina delle segnalazioni di whistleblowing, in precedenza.

Il succitato D. Lgs. 24/2023 ha, tra l’altro, ampliato la tutela riconosciuta ai soggetti che effettuano segnalazioni, estendendola anche ad altre categorie di soggetti, e disciplinato canali e modalitΓ  di segnalazione, prevedendo tra l’altro l’implementazione di canali di segnalazione, che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identitΓ  della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonchΓ© del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione e la possibilitΓ  di effettuare segnalazioni tanto in forma scritta, anche con modalitΓ  informatiche, quanto in forma orale.

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Fenice S.r.l., in ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, ha pertanto definito una apposita procedura in materia di whistleblowing il cui scopo Γ¨ quello di definire i canali di comunicazione appropriati per la ricezione, l’analisi e l’elaborazione delle segnalazioni di possibili comportamenti illeciti all’interno della SocietΓ .

 

1. Soggetti che possono effettuare la segnalazione

Possono effettuare segnalazioni i seguenti soggetti:

  • i lavoratori subordinati;
  • i lavoratori autonomi, nonchΓ© i titolari di un rapporto di collaborazione;
  • i lavoratori o i collaboratori, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi (fornitori);
  • i liberi professionisti e i consulenti;
  • i volontari e i tirocinanti;
  • gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto).

 

2. Oggetto e contenuto delle segnalazioni

Le violazioni (di cui il segnalante Γ¨ venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo o rapporto di lavoro con la SocietΓ ) che possono essere segnalate, secondo quanto definito con il predetto Decreto Legislativo, per le societΓ  con un numero di dipendenti inferiore a 50, consistono in:

  • violazioni del Codice Etico, del Modello di organizzazione, gestione e controllo e della documentazione procedurale adottati dalla SocietΓ ;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001.

La segnalazione, sufficientemente circostanziata e fondata su elementi di fatto precisi, deve essere effettuata, nei limiti del possibile, fornendo le seguenti informazioni, unitamente all’eventuale documentazione a supporto:

  • una chiara e completa descrizione del comportamento, anche omissivo, oggetto di segnalazione;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti segnalati sono stati commessi e le relative condotte;
  • le generalitΓ  o altri elementi (es. qualifica ricoperta, Funzione/Area di appartenenza) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati;
  • eventuali soggetti terzi coinvolti o potenzialmente danneggiati;
  • indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

È sanzionato l’invio di segnalazioni effettuate a mero scopo di ritorsione o intimidazione o di segnalazioni infondate effettuate con dolo o colpa grave.
Si sottolinea che, nel caso in cui la segnalazione, risultata infondata, sia stata effettuata con dolo o colpa grave da parte del lavoratore dipendente, potrΓ  essere valutata l’applicazione di un procedimento disciplinare.

In linea con quanto previsto dal Decreto, non possono essere oggetto di segnalazione tramite il sistema del β€œwhistleblowing”, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di collaborazione.

 

3. Canali interni di segnalazione

La segnalazione puΓ² essere trasmessa tramite i seguenti canali interni:

  • piattaforma informatica disponibile al seguente link: https://cfbrand.secure-blowing.com/it o cliccando sull’apposito bottone "Piattaforma Informatica Whistleblowing” in calce alla presente informativa ;

ovvero oralmente, tramite:

  • il sistema di messaggistica vocale registrata disponibile sulla suddetta piattaforma informatica;
  • incontro di persona con il Gestore delle Segnalazioni (cd. Whistleblower Officer) da richiedersi tramite la suddetta piattaforma informatica. L’incontro dovrΓ  fissato entro un termine ragionevole, e in ogni caso entro massimo 45 giorni dalla richiesta. SarΓ  garantita la massima riservatezza dell'incontro .

Le segnalazioni sono ricevute dalla societΓ  Moti-f S.r.l., nominata dall’Organo amministrativo della SocietΓ , quale soggetto esterno, autonomo e con personale specificamente formato, cui compete la responsabilitΓ  di gestire le segnalazioni garantendo la riservatezza del Segnalante. Lo svolgimento dell’attivitΓ  istruttoria puΓ² prevedere il coinvolgimento di Funzioni/Strutture/Organi aziendali competenti e/o la collaborazione di soggetti terzi esterni, sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza come previsti dalla normativa.

 

4. ModalitΓ  di gestione del canale interno di segnalazione

1. rilasciato alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

2. mantenuta l’interlocuzione con la persona segnalante alla quale si potrΓ  richiedere, se necessario, integrazioni sulla segnalazione;

3. dato diligente seguito alle segnalazioni ricevute, effettuando la necessaria istruttoria (eventualmente anche con l’ausilio di consulenti esterni, vincolati all’impegno di riservatezza sulle attivitΓ  svolte);

4. fornito riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

 

5. Tutela della riservatezza del segnalante

Nel rispetto di quanto previsto dal D.lgs. 24/2023, la SocietΓ  garantisce la massima riservatezza sull’identitΓ  del segnalante, del soggetto coinvolto e dei soggetti altrimenti indicati nella segnalazione, nonchΓ© sul contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, utilizzando, a tal fine, criteri e modalitΓ  di comunicazione idonei a tutelare l’identitΓ  e l’onorabilitΓ  dei segnalanti e delle persone menzionate nelle segnalazioni, anche al fine di garantire che chi effettua la segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione e/o discriminazione, evitando in ogni caso la comunicazione dei dati a terzi estranei al processo di gestione della segnalazione.

L’identitΓ  della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui puΓ² evincersi, direttamente o indirettamente, tale identitΓ  non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Le informazioni e i dati personali che vengono comunicati nel contesto delle segnalazioni sono trattati per gestire e dare seguito alle segnalazioni stesse, nonchΓ© indagare le eventuali condotte segnalate e adottare le misure necessarie in conformitΓ  con le leggi applicabili, inclusa la normativa in materia di protezione dei dati personali. È possibile prendere visione delle modalitΓ  e delle finalitΓ  del trattamento dei dati personali, consultando l’informativa estesa ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (EU) 2016/679 al seguente link: Informativa Privacy .

 

6. Divieto di atti di ritorsione

È tassativamente vietato porre in essere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione:

  • licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
  • declassamento o mancata promozione;
  • modifica delle mansioni, cambio di sede di lavoro, riduzione della retribuzione, modifica dell’orario di lavoro;
  • sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla formazione;
  • note di merito negative o referenze negative;
  • l'adozione di misure disciplinari o altre sanzioni, comprese le multe;
  • intimidazione, molestie o ostracismo;
  • discriminazione o trattamento altrimenti sfavorevole;
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a tempo determinato in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, quando il lavoratore aveva una legittima aspettativa di tale conversione;
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a tempo determinato;
  • danni, anche di immagine, in particolare sui social media, o danni economici o finanziari, tra cui la perdita di opportunitΓ  economiche e di reddito;
  • inserimento improprio nell’elenco sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che puΓ² comportare l’impossibilitΓ  di trovare un impiego nel settore o nell’industria in futuro;
  • la risoluzione anticipata o l’annullamento di un contratto per la fornitura di beni o servizi;
  • l’annullamento di una licenza o di un permesso;
  • la richiesta di sottoporsi a esami psichiatrici o medici.

I segnalanti che ritengono di aver subito una condotta ritorsiva a seguito di una segnalazione fatta in precedenza possono comunicare ad ANAC qualsiasi forma di ritorsione che ritengano di aver subito.

Gli atti compiuti in violazione del divieto di cui sopra sono nulli. I segnalanti che sono stati licenziati a seguito di una segnalazione hanno il diritto di essere reintegrati nel loro posto di lavoro e/o di ottenere ogni protezione garantita dalla legge locale applicabile.

Il Whistleblowing Officer ha il dovere di agire assumendo tutte le cautele necessarie al fine di garantire che tale principio sia rispettato, assicurando altresΓ¬ la riservatezza dell’identitΓ  del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della SocietΓ  o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

 

7. Altri soggetti tutelati

Oltre alla protezione garantita al segnalante, le misure di protezione di cui sopra saranno garantite anche nei confronti dei seguenti individui/entitΓ , denominati β€œAltri Soggetti Tutelati”:

  • facilitatori (ossia coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operando nello stesso contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
  • persone che si trovano nello stesso contesto lavorativo del segnalante e che sono legate a lui da un rapporto affettivo o familiare stabile entro il quarto grado (ad esempio, parenti);
  • i colleghi del segnalante che lavorano nel suo stesso contesto lavorativo e che hanno con lui un rapporto regolare e corrente;
  • entitΓ  di proprietΓ  del segnalante, nonchΓ© entitΓ  che operano nello stesso contesto lavorativo del segnalante.

 

8. Segnalazioni anonime

Sono consentite segnalazioni anonime. Le stesse, tuttavia, limitano la possibilitΓ  per la SocietΓ  di effettuare una verifica efficace di quanto segnalato, in quanto risulta piΓΉ complesso instaurare un agevole canale informativo con il segnalante. Le stesse verranno dunque prese in considerazione solo se adeguatamente circostanziate e dettagliate e aventi ad oggetto potenziali illeciti o irregolaritΓ  valutati come gravi.

Le segnalazioni anonime - che potranno essere inoltrate tramite la piattaforma informatica Whisleblowing al link https://cfbrand.secure-blowing.com/it β€“ non potranno essere trattate alla stregua delle segnalazioni di whistleblowing di cui sopra. Tuttavia, qualora il soggetto, inizialmente anonimo, riveli successivamente la propria identitΓ , egli godrΓ  delle tutele previste con riferimento al divieto di atti ritorsivi.


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